Изменение юридического адреса может понадобиться в нескольких случаях. Во-первых, такая операция проводится в случае добровольного изменения адреса, обусловленного окончанием договора аренды и сменой фактического места размещения организации. Во-вторых, смена юридического адреса может понадобиться при переезде фирмы в другой населенный пункт. В любом из указанных случаев фирма может претендовать на изменение юридического адреса. Для этого достаточно придерживаться следующей пошаговой инструкции.

Принятие решения об изменении юридического адреса

Чтобы иметь возможность сменить юридический адрес компании, нужно организовать собрание ее учредителей. На этом мероприятии должно быть принято решение об изменении адреса. Если учредителем фирмы является одно лицо, то для смены адреса достаточно только лишь его решения.

Получение выписки из ЕГРЮЛ

Сегодня выписку ЕГРЮЛ можно получить как в бумажном, так и в электронном варианте. Выбор того или иного варианта зависит от политики нотариальной конторы, в которой планируется заверение документов. Некоторые нотариусы не принимают электронную выписку, которая была получена на сайте налоговой. В таком случае необходимо оформить выписку из ЕГРЮЛ в бумажном варианте. Причем срок давности этого документа не должен превышать 30 дней.

Стоит напомнить, что для получения выписки из ЕГРЮЛ следует обязательно оплатить государственную пошлину. Ее размер зависит от срочности оформления данного документа. В налоговых органах существует возможность заказа срочной выписки, которая будет готова уже на следующий день после подачи соответствующего заявления. На подготовку несрочной выписки отводится 7 календарных дней. Возможность заказа выписки из ЕГРЮЛ есть как у гендиректора, так и у любого другого лица, предоставившего квитанцию об оплате государственной пошлины и соответствующее заявление.

Предоставление документов на юридический адрес

Чтобы осуществить смену адреса, организация должна предоставить в налоговые органы документы, подтверждающие факт аренды или владения недвижимостью, которая находится по указанному адресу.

Для этого компания должна запросить у владельца недвижимости:

Гарантийное письмо, которое подтверждает факт аренды. Причем в налоговые органы необходимо предоставить исключительно оригинал данного документа с подписью и печатью.
Копию свидетельства, подтверждающего право собственности, или выписку ЕГРН.
Арендный договор.

Указанная документация должна быть предоставлена в 2-х экземплярах. Один экземпляр понадобится налоговым органам, второй – останется в организации.

Если в качестве юридического адреса будет использоваться собственное нежилое помещение, представителям компании необходимо предоставить только лишь копии свидетельства, подтверждающего право на владении этим объектом. При этом на копии необходимо указать «копия верна», а также поставить дату и подпись.

Если же в качестве юридического адреса выступает жилое помещение, в котором прописан один из учредителей компании, понадобится предоставление оригинала его паспорта. Дополнительно нужно предоставить копию свидетельства, подтверждающее право на владение данным помещением. Если эта недвижимость находится во владении нескольких собственников, они также должны дать свое согласие на использование адреса. Согласия остальных собственников недвижимости могут быть составлены в произвольной форме.

Подготовка документации

Для изменения юридического адреса необходимо направить в налоговые органы следующие документы:

Решение собрания учредителей. В этом документе должно быть отдельно указано решение об изменении юридического адреса. В составлении протокола должны участвовать все учредители компании. В этом документе также должны быть подписи секретаря и председателя собрания.
Обновленная редакция Устава в 2-х экземплярах. Альтернативный вариант – лист изменений к действующему Уставу. Этот документ также предоставляется в 2-х экземплярах.
Заявление по форме Р13001 или Р14001.
Ранее подготовленные документы, подтверждающие наличие юридического адреса.
Квитанцию об оплате государственной пошлины.

Нотариальное заверение заявления

Прежде чем подать собранную документацию в налоговые органы, нужно позаботиться о нотариальном заверении заявления. В качестве заявителя должен выступать гендиректор компании. Следовательно, именно он должен обратиться к нотариусу и присутствовать в процессе заверения. Если у гендиректора нет возможности лично подать документы на регистрацию нового юридического адреса, он имеет право оформить нотариальную доверенность, на основании которой указанное лицо сможет выполнить возложенные на него функции.

Подача документации в налоговые органы

Перед тем, как приступить к этому этапу, стоит помнить о том, что вся подготовленная документация должна быть подана в налоговые органы на протяжении 3-х рабочих дней с момента принятия решения относительно изменения юридического адреса. Если организация нарушит данные сроки, ей грозят штрафные санкции в размере 5 тысяч рублей.

Регистрация поданных документов выполняется на протяжении 5 рабочих дней. После этого компания сможет забрать все подготовленные документы.

Получение документов

На 6-й рабочий день с момента подачи документов представитель компании должен обратиться в налоговую с целью получения:

новой редакцией Устава, заверенной налоговыми органами;
выписки из ЕГРЮЛ;
уведомления о снятии с учета;
нового свидетельства о постановке на учет.

Также стоит знать, что налоговые органы имеют полное право отказать в регистрации смены юридического адреса. Такое развитие событий возможно в том случае, если представители компании допустили ошибки и неточности в ходе подготовки документов. Подобная проблема зачастую возникает у организаций, которые стремятся выполнить смену юридического адреса собственными силами. В случае получения отказа компании придется заново выполнить все перечисленные действия.

Почему компаниям отказывают в смене юридического адреса

Если говорить конкретнее о причинах отказа в смене юридического адреса, то стоит отметить, что налоговые органы тщательно проверяют проблемные компании, переезжающие из другого региона. Если у такой компании есть проблемы с выплатой налогов, ей будет тяжело получить разрешение на смену юридического адреса. Налоговики тщательно проверят как деятельность этой компании, так и новый юридический адрес. Если по указанному адресу, налоговые органы не обнаружат компанию, она получит отказ в регистрации смены юридического адреса.

Причиной для отказа могут послужить и предоставляемые документы. Чаще всего проблемным является договор аренды. Помещения, предоставляемое в соответствии с этим документом, должно быть действительным. Также в этом документе не должно быть признаков оспоримой сделки. В целом для того, чтобы у налоговой не было шансов отказать в регистрации, необходимо позаботиться о предоставлении максимально полного комплекта документов.